Theo khoản 3 Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC, từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử. Như vậy, từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy (hóa đơn tự in, đặt in hoặc đặt mua của cơ quan thuế).
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm: – Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế); – Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng; – Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua; – Thời điểm lập hóa đơn điện tử; – Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; – Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
| Stt | Trường hợp | Thông tin không bắt buộc phải có trên hóa đơn |
| 01 | Tiêu thức chữ ký người mua | Hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức chữ ký điện tử của người mua (kể cả trường hợp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là người nước ngoài). |
| 02 | Hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh | Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. |
| 03 | Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh. | – Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn; – Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; – Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng. |
| 04 | Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ. | – Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã); – Tiêu thức của người mua, thuế suất thuế giá trị gia tăng. |
| 05 | Tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá. | Đơn vị tính, số lượng đơn giá. |
| 06 | Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử. | Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế giá trị gia tăng, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán. |
| 07 | Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng. | Đơn vị tính, số lượng đơn giá. |
| 08 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. | – Không thể hiện tiêu thức của người mua mà thể hiện tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa chỉ kho xuất hàng, kho nhập hàng; – Không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán. |
| 09 | Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế. | Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:
Ngoài ra còn một số các trường hợp đặt biệt khi lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:
| Stt | Trường hợp | Thời điểm lập hóa đơn điện tử |
| 01 | Cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định. | Chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin. |
| 02 | Hoạt động xây dựng, lắp đặt. | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền |
| 03 | Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng. 3.1. Trường hợp chưa giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc tiến độ thu tiền theo hợp đồng 3.2. Trường hợp đã giao quyền sở hữu, quyền sử dụng. | 3.1. Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. 3.2. Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC. |
| 04 | Mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế. | Chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử. |
Theo khoản 1 điều 9 của thông tư 68/2019/TT-BTC thì đối với các trường hợp sau cơ quan thuế sẽ ngừng cung cấp mã số hóa đơn điện tử:
Trong quá trình lập hóa đơn sẽ không tránh khỏi việc xảy ra sai sót. Theo hướng dẫn của thông tư, khi phát hiện sai sót tùy vào loại hóa đơn, người phát hiện sai sót và thời điểm phát hiện sai sót mà các xử lý là khác nhau:
| Stt | Các trường hợp sai sót | Cách xử lý |
| 01 | Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. | – Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. – Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. |
| 02 | Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai. | – Người bán thông báo cho người mua; – Thông báo với cơ quan thuế; – Không phải lập lại hóa đơn. |
| 03 | – Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng. | – Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; – Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. – Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. – Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. |
| 04 | Cơ quan thuế phát hiện sai sót | – Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra sai sót. – Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua. – Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. |
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
| Stt | Các trường hợp sai sót | Cách xử lý |
| 01 | Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót. | – Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn; – Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. |
| 02 | Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng. | – Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. – Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế. |
Theo Khoản 1 Điều 23 của thông tư 68 quy định các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện như sau:
Có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể:
Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Chi tiết thông tư 68/2019/TT-BTC: Tại đây Tham khảo thêm NDD119/2018/NĐ-CP: Tại đây.
